ステーショナリーディレクターの土橋正さんの本『モノが少ないと快適に働ける』を読みました。
副題は、『書類の山から解放されるミニマリズム的整理術』です。
紙類の流れを作り、デスク環境を快適最小限にし、ミニマリズム的時間管理を行う。
第一線で活躍されている方が、どんな環境でどういう時間管理でお仕事をされているのかというのを見られる本で大変興味深かったです。
全体を通して一貫していること
紹介されている紙類、デスク周り、時間管理、これら全てを通して一貫している考え方があります。
それが、「必要最小限」にすることで、余計な思考・行動を排除するということです。
道具を使う際のアクションは最小限にする。
そうすることで集中できるのです。
私が特に参考にしたいと思う３点
１．紙類の処理に流れを作ること
紙類は、４つに分類します。
- アクティブ書類
- スキャン用書類
- 保存用書類
- ゴミ箱行き
アクティブ書類は取りかかり中の書類です。
スキャン用書類は、終了した書類や取扱説明書、健康診断の結果など紙としての保存は必要ないものの後に参照する必要があるものでスキャンしてデータとして保存します。
保存用書類はそのまま保存しておくものです。
そして、ここからが肝心なところです。
分類した書類を決してそのままにするのではなく、定期的に見直し、書類を滞らせることがないようにするのです。スキャン書類は月に１回、保存用書類は３ヶ月に１回、見直しの日をスケジュールに組み込んでいます。
今度整理しよう、と思ったままずっとそのまま、、、、いつの間にか あーー、整理しなくちゃなぁとだんだん気が重くなり、、、。。溜まらせずにやればたいしたことでもないのに、気がつくと溜まってて、そんなことが書類に限らずいくつもある気がするのです。
それってなんとく気持ちもスッキリしないんですよね。
定期的にメンテナンスが必要となることを、あらかじめスケジュールしておくのはすごくいい気がします。
著者は、髪を切るのも７週間おきにスケジュールに入れているそう。
髪を切りにいった時に次回の予定を入れているとのこと。
そうすると、そろそろ行かなくちゃなぁなんて予定を気にかけることも全く必要ない！
考えなくてもいいことは考えないシステム作りを始めにしておけば、後はずいぶんと負担がなくなります。なんとなくやらなくちゃいけないことに追われる感覚もなくなりそうです。
２．ミニマリズム的時間管理
著者は、スケジュール管理を予定の内容に分けて異なるツールを使っています。
- アポイント（誰かとの約束）はマンスリーの手帳
- ToDo （自分との約束）には ToDo ノート
- 大掛かりな仕事には自作の行程表
毎朝この３つをチェックして、今日やることをリストアップする。やることをリストアップしてからそれぞれの作業の所要時間を考えて「時計式 ToDo 管理付せん」に予定を書いて管理しています。
「時計式」はクローズドリストなので、本当にやりきれる分しか書き込めません。
「時計式」では、一つ一つの TODO の順番を明確に書き、１日２４時間の自分だけの時間割をつくる。「時計式」その日の TODO を書き込んで取り組んでいると、今はこの「企画を考える」ということだけに集中すればいいと、心から思えるようになる。
３．「考える」を考える
どんな仕事も一番初めは「考える」ことからはじまる。
しかしながら、考えるための時間をつくっているだろうか。かくいう私も以前はそんなことは、それこそ考えもしなかった。
何となく考えるのではなく、時間をしっかりと確保する。これは結構重要なポイントだ。
ここで言っている「考える」とは、企画を考えることで、自由に考えることに集中するためにアウトプットをまとめることもしないと述べています。
とはいえ、この仕事環境をいかに集中力を高め効率的にできるのかということもしっかり考えられています。
先の時間管理については、自分の予定にはどういった種類があって、進捗の分かりにくい予定にはそれ用の工程表を作って分かりやすくし、それぞれの予定をどう組み立てていくといちばん分かりやすく集中しやすい環境にできるかが考えられています。
同じく、紙類の処理についても自分に適した流れをしっかりと考えられている。
紹介されている方法は、全ての人に合うものではなく、自分に合うようにしっかりと考えて自分でシステムを作り出すために考えることが大事なのですね。
考えて試行錯誤して自分のスタイルをつくっていきたいと思いました。
